Teamleader Planning en Administratie

Functieomschrijving

Als Teamleader Planning & Administratie ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van administratief medewerkers, werkvoorbereiders en technici. Je zorgt voor een efficiënte werkverdeling binnen het team, bewaakt de kwaliteit van de processen en fungeert als eerste aanspreekpunt voor jouw afdeling. Je werkt nauw samen met zowel de Manager Nutsvoorzieningen als de Manager Energie, aan wie je rapporteert.

Binnen deze rol ben je een verbindende schakel tussen de operationele afdelingen, logistiek en de administratieve ondersteuning, met als doel een vlotte, correcte en rendabele uitvoering van projecten. Naast je leidinggevende taken sta je zelf ook mee aan het roer van het plangebeuren en werk je actief mee aan de planning. Je technisch inzicht stelt je in staat om de planning en werkvoorbereiding inhoudelijk te doorgronden, correct in te schatten en kritisch te bevragen. De functie vraagt om een flexibele instelling: je bent bereid om, waar nodig, buiten de klassieke kantooruren te schakelen wanneer de operationele situatie dit vereist.

Kernverantwoordelijkheden

• Leidinggeven aan het team: administratief medewerkers, werkvoorbereiders en technici.
• Organiseren van de werkverdeling binnen het team op basis van prioriteiten, capaciteit en deadlines.
• Zelf actief meewerken in het plangebeuren
• Samenwerken en coördineren met de afdeling logistiek om een vloeiende afstemming tussen planning, materiaal en uitvoering te garanderen.
• Bewaken van de kwaliteit, efficiëntie en het rendement van administratieve en planningsprocessen.
• Zorgen voor correcte en tijdige verwerking van projectdocumentatie, vergunningen, meldingen en klantcommunicatie.
• Ondersteunen van de operationele afdelingen (nutsvoorzieningen en energie) met accurate planning en voorbereiding, vanuit een sterk technisch inzicht in de aard van de werken.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe vragen met betrekking tot planning en administratie.
• Signaleren van knelpunten en voorstellen van verbeteringen in processen en samenwerking.
• Rapporteren aan de Manager Nutsvoorzieningen en Manager Energie over de voortgang, prestaties, rendementen en teamdynamiek.
• Begeleiden van teamleden in hun ontwikkeling en zorgen voor een positieve werksfeer.

Profiel

• Beschikt over een sterk technisch inzicht, waardoor je plannings- en werkvoorbereidingsdossiers inhoudelijk correct kan beoordelen.
• Structureert verschillende taken binnen de administratieve afdeling met oog voor deadlines en prioriteiten.
• Communiceert professioneel met collega's, klanten en externe partners.
• Denkt in oplossingen en handelt proactief bij knelpunten.
• Werkt vlot samen met verschillende afdelingen, waaronder logistiek, en met de leidinggevenden.
• Heeft oog voor detail in administratieve verwerking en planning.
• Kan snel schakelen bij veranderende omstandigheden of prioriteiten.
• Vertrouwd met planningssoftware, ERP-systemen en administratieve tools.
• Is bereid om zelf de handen uit de mouwen te steken en actief bij te dragen aan het plangebeuren, niet enkel aansturen.
• Heeft geen 9-tot-5-mentaliteit: is flexibel inzetbaar en toont eigenaarschap wanneer de situatie dat vraagt.
• Bewaakt actief de rendementen van het team en de processen, en stuurt bij waar nodig.

Aanbod